ビル売却時の必要書類と取得方法を16項目で総まとめ

ビル売却時には大きく分けて16種類もの必要書類があります。

必要書類が手元に揃っていないとスムーズな取引を進められないほか、買主とのトラブルに発展しかねません。
そのため本記事では、ビル売却時に必要な書類、必要書類の取得方法を一挙に解説します。
最後まで読めばビルの売却手続きを円滑に進められるはずです。

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ビル売却時の必要書類と取得方法を全16項目で解説

ビルを売却するにあたって、必要となる書類が大きく分けて16種類あります。
取得方法や注意点がそれぞれ異なるため、一つずつ詳しくみていきましょう。
1. 家賃明細票
2. 登記事項証明書
3. 建築確認済証
4. 登記済証
5. 固定資産評価証明書
6. 住宅地図
7. 建物図面
8. 公図
9. 地積測量図
10. 修繕履歴一覧表
11. 管理経費一覧表
12. 点検報告書
13. 付帯設備表
14. 管理規約
15. 身分証明書
16. 印鑑登録証明書
上記を順番にお話します。

家賃明細表

家賃証明表とは、ビルの賃料や賃貸条件などのテナント情報をまとめてある表のことです。
この家賃明細票は別名「レントロール」と呼ばれ、細かいテナント情報を一覧できます。
一覧できる情報は一部屋の面積や公共費、敷金、契約期間などさまざまです。
買主からすると、ビルを買うべきかを見極める判断材料となるため、取引前には用意しておきましょう。
家賃明細表は法令で決まっているフォーマットがありません。
そのためインターネット上で家賃明細票のフォーマットを取得し、売主自ら作成するケースが一般的です。
不動産会社の査定時にも用いるため、ビルの売却が決まった時点で作成しておくと良いでしょう。

登記事項証明書

登記事項証明書はビルや土地の所在地、構造、面積などを記録してある証明証です。
ビルと土地で書類が分けられているため、合計二つを取得する必要があります。
以前は登記事項証明書のことを登記簿謄本と呼んでいました。
しかし、登記事項を直接登記用紙に証明してあるものを登記簿謄本と呼んでいただけで、証明する内容自体は同じです。
登記事項証明書の取得方法は、法務局や出張所での窓口申請、郵送で申請する郵送申請、オンラインでダウンロードするオンライン申請の3つがあります。
なかでもオンライン申請は「法務局」がおすすめしており、自宅や会社から交付申請できるため非常に便利です。
不動産会社との契約時に必要となるケースが多いため、忘れずに取得しておきましょう。

建築確認済証

不動産の建築を行う際には建築基準法の適合を確認します。
その適合確認後に交付される証明証を、建築確認済証といいます。
ビルの購入時に建築確認済証を受け取っているはずです。
建築確認済証が手元になかった場合、買主との取引でトラブルにつながりかねません。
そのためビル売却前に必ず確認しておきましょう。
なお、建築確認済証は紛失すると再交付ができません。
その場合は代わりとなる「建築確認等台帳記載証明書」を取得することになるため、建築確認等台帳記載証明書を発行している際にはその旨を買主に伝えましょう。

登記済証

登記済証とは、ビルの所持者が登記名義人であることを証明するための書類のことです。
この登記済証は別名で「権利証」ともいわれています。
登記済証の発行制度は2005年3月7日に廃止されており、それ以降は「登記識別情報」が代わりの本人確認証として活用されています。
ビルの所有権を売主から買主に移転させるときに登記済証が必要となるため、取引前に用意しておかなければなりません。
書類が手元にないとスムーズに取引が進められないほか、トラブルに発展するリスクがあるため注意が必要です。
この登記済証はビルの保有者が基本的に保管しています。
もし紛失してしまった場合は再発行ができないため、法務局や司法書士に相談してみましょう。

固定資産評価証明書

固定資産評価証明書は、固定資産課税台帳に登録されてある事項を証明するための書類にあたります。
所在地や面積、建物の構造など、建物に関するさまざまな情報が記載されており、固定資産税がいくらになるか計算するときに活用します。
また、この固定資産評価証明書を所持しておくと、不動産会社や買主に税額の詳細を明確に伝えることができるはずです。
ちなみに固定資産評価証明書は情報に記載されている人物であれば、各市町村の役場で取得できます。
23区内の場合は都税事務所での取り寄せが可能です。

住宅地図

住宅地図は建物名称や居住者名が記載されている地図を指し、なかでも特に重要なのが駅からビルまでの距離です。
ビルの査定評価に大きく関わるため、取引前に用意しておくべき書類になります。
この住宅地図は不動産会社が所持していることがほとんどです。
もし持っていなければ、コンビニや法務局で取得しましょう。

建物図面

建物図面は、建物の形状や敷地との位置関係などを記してある図面にあたります。
また各階ごとの形状や寸法、床面積の計算方法なども記載されており、建物図面が手元にあればビルの詳細情報を説明することが可能です。
そのため、買主にビルを購入してもらうための訴求材料となります。
ちなみに建物図面を広告作成に用いるケースもあります。
建物図面の取得パターンは大きく分けて4つです。
1. 登記所の窓口で受け取る
2. オンラインで請求して郵送で受け取る
3. オンラインで請求して登記所の窓口で受け取る
4. 登記情報提供サービスからデータで受け取る
ご自身にあった取得方法を上記から選択しましょう。
なお、それぞれの取得方法で手数料が異なるため注意が必要です。

公図

土地の位置や形状を大まかに記してある図面と同時に、法的な図面でもあります。
住宅や商業施設で区切られている地図とは少し違い、登記された一筆の土地ごとに区切られているのが公図です。
この公図は取得したいビルの地番を記入して提出することで、法務局や支局などの登記所から取得できます。
実際にある土地の位置や形状と記載情報を確認できるため、公図が手元にあると取引をスムーズに進められるはずです。

地積測量図

地域測量図とは、土地面積などの測量結果を記した書類のことです。
土地面積だけでなく形状や隣地との位置関係など、土地に関する情報が明確に表記されています。
買主にとってはビルの土地状況を把握できる非常に重要な書類となるため、最寄りの法務局で事前に取得しておきましょう。
なお、地域測量図は法務局の窓口だけでなくインターネットでも入手可能です。

修繕履歴一覧表

修繕履歴一覧表はその名前のとおり、修繕（リフォーム）の内容や実施時期、費用などの履歴をまとめてある書類です。
取引時には正確な査定額を算出できるとともに、修繕を十分に実施していることへの証明にもなります。
修繕履歴一覧表を用意しておくことにより、買主から信頼を得ることができるでしょう。
インターネット上に修繕履歴一覧表の雛形がアップされているので、売主ご自身で作成するのが一般的となります。

管理経費一覧表

ビルを管理する上での経費が一覧となった書類のことです。
ビルの維持費となる経費がひと目で分かるため、ビル自体の価値を正確に定めることができます。
管理経費一覧表はExcelなどを用いて作成すると良いでしょう。

点検報告書

ビル全体の点検報告を確認するための書類が点検報告書です。
ビル内の設備の安全性が証明できるため、ビル売却前に取得しておくのをおすすめします。
この点検報告書は、インターネット上のテンプレートを用いれば簡単に作成できます。

付帯設備表

ビルを売却する際、物件と一緒に受け渡す設備や家具を記載しておくための書類です。
買主がビルを内見してもどの設備が付属しているかがわからないため、付帯設備表を用いて置いていく設備を明確にします。
付帯設備表に表記するのは下記のような設備です。
● 給油機
● 厨房設備
● 浴室設備
● 冷暖房設備
● 換気機
また売主が設備の不具合を知っている場合、この付帯設備表を用いて説明する必要があります。
取引時のトラブルを避けるためにもこの付帯設備表が非常に有効なので、事前に作成しておきましょう。
基本的にはインターネット上のフォーマットをもとに作成します。

管理規約

管理規約とは、建物内の注意点や取り決めなどを示してある書類のことです。
下記の項目が管理規約に含まれます。
● 設備の利用方法
● 非常時の対応方法
● 共用部分の範囲
● 敷地や付属施設の範囲
● 専用使用権の範囲
管理規約はビルの管理者が保管することになっていますが、場合によっては代理人や別の管理会社が所有しています。

身分証明書

本人確認のため、身分証明証が契約時に必要となります。

運転免許証やマイナンバーカードなど、顔写真付きの身分証明証を用意しておきましょう。

顔写真付きの身分証明証がない場合は、健康保険証や公共料金の支払証明書といった書類を二点用意する必要があります。

念の為、住民票を用意しておくと契約がスムーズに進みます。

印鑑登録証明書

印鑑登録証明書は、捺印された印影があらかじめ所持している印鑑と同一であることを証明するための書類です。

不動産の売買時にはこの印鑑登録証明書が必要になるため、必ず事前に用意しておきましょう。

また、印鑑登録証明書と一緒に実印が必要になります。

ビルの売却を円滑に進めるためにも準備を早めにしよう

本記事では、ビル売却時に必要な書類、必要書類の取得方法を解説しました。

ビルを売買するときには16種類もの書類が必要となり、取得までに時間を要する書類もなかにはあります。

必要書類の取得ができなかったり遅れてしまったりすると、契約時に買主とのトラブルにつながりかねません。

取引を円滑に進めるためにも、ぜひ本記事を参考にして準備を早めにしましょう。

こちらの記事の監修者

torio real estate店長

宿南 秀文

• 平成18年度三井のリハウス（現在の三井不動産リアルティ株式会社）を経て、平成20年株式会社torioに入社。
• torio創業初期から数多く顧客様との商談・交渉・マーケティングリサーチを行ってきた経験を活かし、お客様の保有数不動産価値の創造に努めます。